Secretaria Ejecutiva Bilingüe Trujillo

¿Qué buscamos en tu perfil?
Bachiller /Titulada en Administración, Ing. Industrial, Ing. Empresarial, afines.
0 a 1 año de experiencia.
Ingles Avanzado
Microsoff Office Intermedio
Organización Sistemática y Multitarea
Atención al Detalle y Rigurosidad Documental
Comunicación Asertiva y Relacionamiento Institucional
¿Cuáles serán tus responsabilidades?
Actualizar y realizar el seguimiento a las vigencias de poder y copias literales (empresas y vehículos) emitidas por la SUNARP, encargándose de la custodia de los documentos legales y su movilización externa hacia notarías o estudios jurídicos.
Administrar de manera proactiva la agenda de la Gerencia General, coordinando reuniones, compromisos diarios y canalizando los requerimientos o solicitudes de jefes y subgerentes.
Programar, coordinar y brindar soporte operativo integral a la sala de reuniones y sala de juntas, asegurando la correcta atención y logística requerida para las sesiones de Directorio y visitantes de alto nivel.
Elaborar, controlar y remitir los reportes periódicos de caja chica para la Administración y Gerencia, gestionando además la descarga, control y archivo digital de los recibos de proveedores.
Brindar atención presencial en la recepción principal de la compañía, orientando a los visitantes, clientes o proveedores, y canalizando de manera asertiva las comunicaciones internas y externas.
Gestionar el envío, recepción, distribución física y control de la mensajería y documentación corporativa entre las distintas áreas de la organización, garantizando la firma de los cargos de entrega correspondientes
Generar y registrar las Solicitudes de Pedido (SP) correspondientes a los requerimientos de la Administración y la Gerencia General, realizando el seguimiento continuo del proceso hasta su recepción final por el área de Logística.
Realizar el seguimiento técnico a las solicitudes del área administrativa, validando el estado de las facturas, correos enviados y verificando el estatus de los pagos realizados o pendientes.
Gestionar, coordinar y actualizar las cuentas de usuario y licencias de Microsoft 365 de todas las empresas del grupo, brindando un soporte operativo directo al área de TI.
Elaborar los cargos de entrega oficiales, realizando el control, seguimiento del mobiliario y los equipos tecnológicos asignados a cada colaborador de la organización.
Mantener las oficinas operativas coordinando el abastecimiento de útiles, agua y mantenimiento de equipos; asimismo, coordinar la venta y despacho de los descartes de producción bajo las directrices establecidas.
Otras funciones que indique mi jefatura inmediata.