Gestión de Órdenes de Trabajo (OT)
Crear, registrar y codificar las OTs de servicios ofrecidos por las Unidades Operativas; validando que cada OT cuente siempre con:
Alcance aprobado (en base a Cotización y OS/OC)
Cliente y condiciones comerciales (en base a Cotización y OS/OC)
Recursos y tiempos definidos para la ejecución de la OT.
Asimismo, debe hacer seguimiento periódico a cada OT con el fin de asegurar que estas tengan un cierre operativo y administrativo según los objetivos planteados por Gerencia para la Unidades Operativas. Deberá obtener y emitir de manera sistemática indicadores y observaciones a las Jefaturas Operativas y a Gerencia, así como alertas oportunas y seguimiento en caso de desvíos.
Facturación: Controlar que todas las OTs ejecutadas sean correctamente facturadas. Asegurar la facturación mediante las siguientes actividades:
Verificar coherencia entre OT, factura y documentación.
Verificar requisitos de cada cliente para la facturación exitosa.
Verificar medios de pago y recursos financieros para la cobranza efectiva (existencia de factoring, negociación de facturas, etc).
Hacer seguimiento periódico a las facturaciones con el fin de asegurar los objetivos planteados por Gerencia para las Unidades Operativas. Deberá obtener y emitir de manera sistemática indicadores a las Jefaturas Operativas y a Gerencia, así como alertas oportunas y seguimiento en caso de desvíos.
Cobranzas
Dar seguimiento a las facturas por cobrar con los clientes y gestionar su pago mediante las distintas modalidades. El recurso de Negociación de Facturas y Factoring sólo procederá con autorización de la Gerencia General o del Área Contable.
Mantener actualizado el estado de cobranza por cliente y OT.
Coordinar con clientes y Jefaturas Operativas para el cumplimiento de plazos de pago.
Alertar oportunamente a Gerencia y a Contabilidad sobre atrasos o riesgos de incobrabilidad.
Proyectar la cobranza para la correcta gestión de Flujo de Caja.
Hacer seguimiento periódico a las cobranzas con el fin de asegurar los objetivos planteados por Gerencia para las Unidades Operativas. Deberá obtener y emitir de manera sistemática indicadores a las Jefaturas Operativas y a Gerencia, así como alertas oportunas y seguimiento en caso de desvíos.
Control de Costos y Rentabilidad. Registrar y consolidar los costos asociados a cada OT:
Mano de obra (Inc. Viáticos y Costos Relacionados)
Suministros, Materiales y Subcontratos externos
Asignación de Costos Indirectos según designación de Gerencia General.
Analizar la rentabilidad por Unidad Operativa, OT, contrato y cliente. Proponer mejoras para optimizar márgenes operativos.
Hacer seguimiento periódico al Resultado Operativo con el fin de asegurar los objetivos planteados por Gerencia para las Unidades Operativas. Deberá obtener y emitir de manera sistemática indicadores a las Jefaturas Operativas y a Gerencia, así como alertas oportunas y seguimiento en caso de desvíos.
Gestión de Caja Chica de Viáticos
Administrar la caja chica destinada a viáticos de servicios.
Autorizar entrega de viáticos según OT y personal asignado; supervisar su correcto registro y rendición.
Validar rendiciones de gastos:
Correcta imputación a OT
Documentación de respaldo según políticas de la empresa
Conciliar y rendir Caja Chica, así como solicitar aprobación a Gerencia General previo pedido de reposición.
Gestión del Equipo (Asistente)
Asignar tareas operativas al asistente administrativo.
Supervisar la correcta ejecución de registros y controles.
Validar la información preparada por el asistente antes de su cierre o reporte.
Reportes
Elaborar y presentar reporte periódico de Facturación
Elaborar y presentar reporte periódico de Cobranzas
Elaborar y presentar reporte periódico de Rentabilidad por Unidad Operativa, Clientes y OT.
Elaborar y presentar estado de OTs.
Las presentaciones se hacen a las Jefaturas de Unidad Operativa y a la Gerencia General, discriminando correctamente qué información corresponde a cada uno.
Proponer, implementar y modificar, previa aprobación de Gerencia General, protocolos, políticas y procesos de gestión interna concernientes a las labores enumeradas anteriormente.
Seguir cualquier indicación de su jefatura directa siempre que esta se encuentre relacionada al puesto que desempeña.
