Asistente Administrativo y de Control

Asistente Administrativo y de Control
Empresa en crecimiento se encuentra en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo y de Control, responsable de mantener actualizada y organizada la información administrativa de la empresa, realizando seguimiento diario de gastos, facturas, proveedores, pagos e incidencias de personal.
Buscamos una persona muy ordenada, responsable, proactiva y orientada al seguimiento, capaz de mantener los controles administrativos actualizados diariamente y anticiparse a pendientes, vencimientos o documentación faltante.
FUNCIONES PRINCIPALES
Control administrativo y de gastos
Registrar y mantener actualizados diariamente los gastos y compras realizados por la empresa.
Clasificar los gastos por categorías: movilidad, limpieza, útiles de oficina, mantenimiento, servicios, compras extraordinarias, entre otros.
Llevar el control de los presupuestos y límites de gasto establecidos para cada categoría.
Realizar seguimiento del gasto acumulado versus el presupuesto disponible.
Alertar oportunamente cuando una categoría se encuentre próxima a alcanzar o superar el presupuesto asignado.
Elaborar reportes periódicos de gastos y controles administrativos.
Facturas y proveedores
Registrar, organizar y archivar facturas, boletas, recibos por honorarios y demás comprobantes.
Verificar que los comprobantes correspondan correctamente a las compras y servicios realizados.
Realizar seguimiento a proveedores para obtener facturas o comprobantes pendientes.
Solicitar correcciones o modificaciones cuando un comprobante haya sido emitido incorrectamente.
Mantener organizada y actualizada la documentación de proveedores.
Llevar el control de cuentas y pagos pendientes a proveedores.
Mantener actualizado un calendario de vencimientos y fechas de pago.
Realizar seguimiento de pagos recurrentes como luz, agua, internet, telefonía, alquileres, servicios y otros proveedores.
Informar anticipadamente sobre próximos vencimientos y obligaciones de pago.
Apoyo y control de incidencias para planillas
Mantener actualizado diariamente el control de asistencia del personal.
Registrar tardanzas, faltas, permisos y otras incidencias.
Registrar y controlar adelantos de sueldo.
Registrar descuentos y otros conceptos que posteriormente deberán considerarse en la elaboración de planillas.
Revisar la información registrada en los sistemas internos y detectar posibles diferencias o inconsistencias.
Preparar y entregar información administrativa organizada para el procesamiento de planillas.
El puesto brinda soporte y control de información para planillas, pero no es responsable de la elaboración ni cierre de la planilla.
Organización y seguimiento administrativo
Mantener actualizadas las bases de datos y archivos administrativos.
Llevar seguimiento de tareas y pendientes administrativos.
Apoyar en la organización y seguimiento de reuniones y compromisos.
Recordar oportunamente reuniones, pagos, vencimientos y pendientes importantes.
Solicitar información o documentación pendiente a las diferentes áreas de la empresa.
Brindar soporte administrativo a Gerencia y Administración.
Realizar otras funciones administrativas relacionadas con el puesto.
REQUISITOS
Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.
Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos, contables o similares.
Experiencia en registro y control de gastos, facturas y proveedores.
Experiencia o conocimientos en control de asistencia e incidencias de personal.
Manejo de Excel a nivel intermedio.
Capacidad para trabajar con bases de datos y grandes cantidades de información.
Deseable experiencia elaborando reportes administrativos y controles de presupuesto.
COMPETENCIAS QUE BUSCAMOS
Buscamos especialmente una persona:
Extremadamente ordenada y detallista.
Responsable con el cumplimiento de fechas.
Con capacidad de seguimiento constante.
Proactiva y con iniciativa.
Capaz de detectar errores e inconsistencias.
Con buena capacidad de organización y priorización.
Que no espere a que le recuerden constantemente sus pendientes.
Con criterio para alertar oportunamente sobre problemas, vencimientos o desviaciones de presupuesto.
CONDICIONES DEL PUESTO
Modalidad: 100% presencial.
Horario de lunes a viernes: 8:30 a. m. a 5:00 p. m.
Horario de sábado: 8:30 a. m. a 12:30 p. m.
Días de trabajo: lunes a sábado.
Descanso: domingos.
OBJETIVO DEL PUESTO
Garantizar que la información administrativa de la empresa se encuentre actualizada, organizada y controlada diariamente, permitiendo conocer en cualquier momento cuánto se ha gastado, cuánto presupuesto queda disponible, qué facturas están pendientes, qué pagos están próximos a vencer y qué incidencias de personal deben ser consideradas para planillas.