Coordinador de Servicios Administrativos

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Nos encontramos en búsqueda de un Coordinador de Servicios Administrativos.

Objetivo del puesto

Gestionar y supervisar los servicios administrativos transversales de las sedes corporativas del banco (recepción y correspondencia, reserva de salas y cocheras, telefonía, viajes, caja chica, seguros , arrendamientos, etc.) y liderar la mejora continua y la eficiencia del gasto administrativo, para asegurar un servicio oportuno y de calidad a los colaboradores, el cumplimiento normativo y la optimización de costos.

Funciones:

- Supervisar el servicio de recepción y correspondencia de las sedes administrativas del banco, verificando que las recepcionistas registren y deriven oportunamente los documentos y paquetes al área responsable, y haciendo seguimiento a los requerimientos con plazo de reguladores, autoridades y clientes, para asegurar su atención dentro de los plazos, la trazabilidad de la documentación y un servicio de calidad a visitantes y colaboradores.
- Supervisar la gestión de la reserva y habilitación de las salas de reuniones, en coordinación con Logística, así como la canalización ante la administración de los edificios de los requerimientos de accesos, estacionamientos, uso de áreas comunes, mudanzas, permisos de trabajo e incidencias de las instalaciones, asegurando su seguimiento hasta la atención, para garantizar un servicio administrativo oportuno en las sedes corporativas.
- Coordinar los servicios administrativos transversales de soporte a las áreas, tales como el servicio de motorizado, las líneas móviles (asignación, altas, bajas y control del consumo) y las suscripciones, entre otros, así como, en coordinación con Capital Humano, la emisión y entrega de las tarjetas de acceso a los edificios, y actuar como punto de contacto ante la administración de las sedes administrativas, recibiendo y canalizando sus solicitudes relacionadas a las oficinas.
- Gestionar los viajes corporativos (pasajes y hospedajes) conforme a la política de viajes y administrar la caja chica (apertura, reposición, rendiciones y arqueos sorpresivos periódicos), controlando las aprobaciones previas y las rendiciones posteriores, para asegurar el uso correcto y eficiente de los fondos.
- Apoyar al Coordinador de Infraestructura y Servicios Generales en los trámites posteriores a la definición de nuevas agencias, mudanzas o reubicaciones, participando en la negociación de los contratos de los nuevos inmuebles y haciendo seguimiento a la documentación de los propietarios hasta que cumpla todas las validaciones internas del banco (legales, registrales y de cumplimiento), para asegurar una formalización oportuna y libre de riesgos.
- Gestionar la contratación y renovación de los seguros patrimoniales con el área de Seguros, incluido el inventario de bienes asegurados y los siniestros hasta su indemnización, y controlar los vencimientos, reajustes y renovaciones de los contratos de arrendamiento como responsabilidad compartida con el Coordinador de Infraestructura y Servicios Generales, coordinando con Legal los temas contractuales.
- Consolidar, sustentar y controlar mensualmente el presupuesto de servicios administrativos del área, velar por que el Analista de Administración registre de forma oportuna y completa todas las facturas, distribuir el gasto de los servicios compartidos entre los centros de costo beneficiarios y reportar los indicadores de gestión a la Gerencia de Administración, para cumplir las metas aprobadas y anticipar desviaciones.
- Coordinar la tasación periódica de las oficinas e inmuebles del banco con peritos autorizados, en coordinación con Contabilidad y Seguros, para mantener actualizados su valor contable y su valor asegurado.
- Asegurar la continuidad de las operaciones ante contingencias en las sedes, en coordinación con Continuidad del Negocio y la administración del edificio.

Requisitos:

- Titulado(a) en Ingeniería Industrial, Administración o carreras afines.
- Diplomado / Programa de Especialización en Gestión de operaciones o procesos (o maestría en estas materias).
- Experiencia mínima de 4 años en el area de Servicios Administrativos.
- Experiencia mínima de 2 años en posiciones similares.
- Conocimiento avanzado en Gestión de servicios administrativos.
- Conocimiento avanzado en Excel.

¿Cuáles son los beneficios que disfrutarás?

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