Gestor Líder de Proyectos y Procesos Institucionales

Objetivo general

Liderar la formulación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre de proyectos institucionales, principalmente con componente TIC, integrando el levantamiento, definición, rediseño e implementación de los procesos asociados. Asegurar la alineación entre estrategia, procesos, necesidades de clientes internos y soluciones tecnológicas, articulando stakeholders, proveedores y equipos internos para generar resultados medibles.

Objetivos específicos

- Gestionar proyectos institucionales asegurando alcance, cronograma, recursos, riesgos, calidad, entregables y beneficios.
- Levantar procesos AS-IS, identificar brechas y diseñar procesos TO-BE alineados con los objetivos institucionales.
- Traducir necesidades académicas y administrativas en requerimientos funcionales y de negocio para soluciones TIC, automatización, analítica o IA.
- Gestionar y validar necesidades, expectativas, responsabilidades y compromisos de stakeholders, clientes internos y proveedores.
- Acompañar implementación, pruebas/UAT, capacitación, gestión del cambio, puesta en producción y estabilización.
- Medir los beneficios generados por los proyectos y procesos transformados.

Funciones y responsabilidades

- Definir alcance, objetivos, entregables, cronograma, recursos, presupuesto, responsables, riesgos y criterios de éxito de los proyectos asignados.
- Coordinar equipos multidisciplinarios, realizar seguimiento a hitos, dependencias, riesgos, cambios y compromisos, y reportar avances y decisiones a la Gerencia.
- Levantar y documentar procesos AS-IS; identificar cuellos de botella, reprocesos, tareas manuales, riesgos y oportunidades de simplificación.
- Diseñar y documentar procesos TO-BE, incluyendo responsables, controles, indicadores, flujos, matrices RACI y requerimientos funcionales.
- Validar procesos y requerimientos con dueños de proceso, stakeholders y clientes internos antes de su implementación.
- Traducir procesos TO-BE en requerimientos TIC y coordinar con Tecnología soluciones de sistemas, integraciones, automatización, analítica e IA.
- Coordinar pruebas funcionales y UAT, capacitación, salida a producción, estabilización, adopción y mejora continua.
- Gestionar riesgos, calidad y control de cambios, manteniendo trazabilidad de decisiones, aprobaciones y criterios de aceptación.
- Documentar lecciones aprendidas, aceptación de entregables y cierre formal de proyectos.

Gestión de stakeholders, clientes internos y proveedores
? Stakeholders: identificar y mapear influencia, impacto y participación; validar necesidades, prioridades, decisiones, cambios y entregables; facilitar acuerdos y escalar conflictos o riesgos.
? Clientes internos: comprender necesidades, convertirlas en requerimientos claros y trazables, gestionar expectativas y validar procesos, pruebas, aceptación, adopción y satisfacción.
? Proveedores: participar en la definición de alcance y requerimientos; validar propuestas y entregables; controlar cronograma, calidad y compromisos; gestionar desviaciones y asegurar transferencia de conocimiento.
? Equipo TIC y dueños de proceso: articular requerimientos funcionales con la solución tecnológica y asegurar que la implementación corresponda al proceso institucional aprobado.

Perfil requerido :
Formación: profesional en Ingeniería Industrial, Sistemas, Ingeniería Empresarial, Administración, Informática o afines. Deseable especialización o posgrado en Gestión de Proyectos, Procesos, Transformación Digital o Innovación. Experiencia: mínimo 5 años de experiencia profesional y 3 años en gestión de proyectos, procesos, transformación digital, implementación de soluciones empresariales o mejora continua. Conocimientos: gestión de proyectos y metodologías ágiles; BPM/BPMN; AS-IS/TO-BE; requerimientos funcionales; riesgos, calidad, cambios y stakeholders; Excel; deseable Bizagi/Visio, Power BI, Power Automate, ERP, CRM, LMS, integraciones e IA aplicada a procesos.

Competencias
Pensamiento sistémico ? Liderazgo transversal ? Orientación a resultados ? Capacidad analítica ? Comunicación ejecutiva ? Negociación ? Gestión del cambio ? Planificación ? Resolución de problemas ? Innovación ? Trabajo colaborativo ? Orientación al cliente interno.

Indicadores de gestión
? Cumplimiento de hitos, alcance y entregables de proyectos.
? Número y porcentaje de procesos priorizados rediseñados e implementados.
? Reducción de tiempos, reprocesos, errores y actividades manuales.
? Adopción y satisfacción de clientes internos.
? Beneficios obtenidos: ahorro, productividad, calidad, capacidad o experiencia. ? Cumplimiento de proveedores en tiempo, alcance y calidad.

Flujo de actuación
Necesidad institucional ? Proyecto ? AS-IS ? Brechas ? TO-BE ? Validación con stakeholders/clientes internos ? Requerimientos TIC ? Validación de proveedores ? Implementación ? UAT ? Gestión del cambio ? Producción ? Estabilización ? Medición de resultados.