Encargada de Archivo - Notaria Acosta Iparraguirre - Piura

Recepcionar, revisar y registrar documentos físicos y digitales.
Clasificar y ordenar expedientes de acuerdo con criterios establecidos.
Foliar documentos y expedientes conforme a las normas vigentes.
Organizar, codificar y rotular cajas, carpetas y archivadores.
Elaborar inventarios documentales y actualizar los registros de archivo.
Digitalizar documentos y almacenar archivos en formato electrónico.
Registrar el ingreso, salida y préstamo de documentos.
Atender solicitudes de búsqueda y ubicación de expedientes.
Verificar la integridad, legibilidad y correcta foliación de los documentos.
Realizar la transferencia de documentos al archivo central, según los procedimientos establecidos.
Apoyar en la depuración documental, previa autorización y conforme a la normativa aplicable.
Mantener actualizada la base de datos del archivo físico y digital.
Identificar y reportar documentos deteriorados, incompletos o extraviados.
Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información documentaria.
Mantener el orden, la limpieza y la adecuada conservación de los documentos.
Elaborar reportes sobre el estado, volumen y ubicación de los expedientes.
Apoyar en la implementación de procedimientos de gestión documental.
Verificar que los documentos cuenten con las firmas, sellos y anexos correspondientes.
Separar y organizar documentos según su tipo, fecha, área de procedencia o número de expediente.
Apoyar en la recepción y distribución interna de la documentación.
Controlar la ubicación física de los expedientes para facilitar su recuperación.
Preparar documentación para auditorías, inspecciones o requerimientos administrativos.
Aplicar medidas de prevención para evitar la pérdida, humedad o deterioro de los documentos.
Cumplir los procedimientos internos y las disposiciones relacionadas con la gestión documental.
Realizar otras actividades relacionadas con el archivo que le sean asignadas por el jefe inmediato.