Asistente Administrativo

Asistente Administrativo




1. Gestión Comercial y Facturación

? Emitir cotizaciones y brindar seguimiento a los clientes hasta su cierre o respuesta final.

? Emitir facturas electrónicas y coordinar su envío o entrega según corresponda (correo electrónico, plataformas del cliente, entrega física).

? Solicitar de manera oportuna y adecuada las órdenes de compra, HES, valorizaciones o cualquier sustento requerido por el cliente para la facturación.

? Realizar seguimiento de cobranzas, cancelaciones, abonos de detracción y retención.

? Realizar el análisis para la aplicación de detracciones o retenciones, y brindar apoyo en el registro contable correspondiente.

? Ser responsable de proporcionar información actualizada y precisa sobre el estado de facturación, contratos e ingresos a las distintas áreas de la organización.




2. Gestión de Contratos y Documentos Corporativos

? Gestionar contratos desde su emisión, control y actualización.

? Elaborar documentos corporativos tales como memorandos, minutas, actas, solicitudes y cartas institucionales.

? Realizar el registro, archivo y distribución de documentación recibida o generada en el área.

? Apoyar en la elaboración de procedimientos de trabajo administrativos.




3. Reportes Administrativos y Control de Gestión

? Elaborar reportes administrativos y dashboards de seguimiento.

? Generar reportes de tráfico de servicios (uso, volumen, tendencias u otros indicadores relevantes).

? Registrar comprobantes de compra y venta en los sistemas establecidos.

? Apoyar al área contable con el registro y validación de documentos financieros.




4. Logística e Inventario

? Realizar toma de inventario físico y control de existencias según cronograma.

? Recopilar las necesidades del personal del área y coordinar la solicitud de materiales, servicios u otros recursos necesarios.




5. Soporte General y Atención Interdepartamental

? Brindar soporte a otras áreas administrativas como atención al cliente, logística, cobranza o contabilidad, según necesidad.

? Atender consultas internas o externas sobre temas administrativos y brindar soluciones o canalización adecuada.

? Ejecutar otras funciones o tareas que le asigne su jefe inmediato.




Requisitos del Puesto

? Titulado en Ingeniería Industrial, Administración o Contabilidad (Indispensable).




Experiencia

? Mínimo 3 años en funciones administrativas.

? Experiencia en contabilidad y emisión de mínimo 300 comprobantes mensuales.

? Se valorará experiencia previa con entidades del Estado.




Conocimientos Técnicos

? Manejo de StarSoft (Indispensable).

? Dominio de Microsoft Office a nivel intermedio o avanzado.

? Conocimiento en tablas dinámicas y Power BI.

? Excelente redacción y ortografía.




Habilidades Personales

? Proactividad y capacidad de análisis.

? Adaptabilidad al cambio.

? Disposición para el aprendizaje y compartir conocimientos.




Beneficios

? Ingreso a planilla desde el primer día con todos los beneficios de ley.

? Capacitaciones internas y externas.

? Remuneración acorde al mercado laboral.




Condiciones del Puesto

? Tipo de puesto: Tiempo completo.

? Modalidad: Trabajo 100% presencial.

? Horario laboral: Lunes a viernes: 9:00 a.m. a 6:45 p.m. Sábados: 9:00 a.m. a 1:15 p.m. (Horario no modificable)

? Ubicación: A una cuadra del Óvalo Higuereta ? S