Asistente de Gerencia
El puesto tiene como objetivo : Brindar soporte administrativo, operativo y de gestión a la Gerencia, garantizando la adecuada coordinación de actividades, el seguimiento oportuno de acuerdos y el suministro de información confiable para la toma de decisiones.
Funciones:
- Organizar y administrar la agenda del Gerente.
- Coordinar reuniones internas y externas.
- Programar citas, visitas y viajes de trabajo.
- Gestionar convocatorias, reservas de salas y logística de reuniones.
- Recibir y atender a las visitas externas
- Atender los coffee para las reuniones o visitas a solicitud de la gerencia
- Hacer reserva de los pasajes aéreos a solicitud, buscando economizar costos para la empresa
- Hacer reserva de hospedajes a solicitud, buscando economizar costos para la empresa
- Recepcionar y registrar todas las rendiciones de viáticos, antes de entregarlas a Contabilidad
- Elaborar, redactar y revisar cartas, memorandos, informes y presentaciones.
- Recibir, registrar, clasificar y archivar documentación física y digital.
- Mantener actualizados los archivos y registros de la Gerencia.
- Canalizar consultas y requerimientos hacia las áreas correspondientes.
- Dar seguimiento a las comunicaciones emitidas por la Gerencia.
- Monitorear el cumplimiento de acuerdos, tareas y compromisos asumidos por la Gerencia.
- Elaborar reportes de seguimiento.
- Realizar control de plazos y fechas críticas.
- Preparar reportes ejecutivos y cuadros de control.
- Gestionar solicitudes y trámites administrativos.
- Apoyar en la organización de eventos corporativos.
- Proponer mejoras en procesos administrativos.
- Apoyar con la elaboración de los expedientes de los procesos a los que se presenta la empresa.
- Otros relacionados a su cargo a solicitud de su jefe inmediato
Experiencia y conocimientos requeridos:
- Experiencia mínima de 3 años como recepcionista.
- Office a nivel usuario
- Inglés básico / intermedio
Competencia:
- Amable
- Buen trato
- Proactiva