Personal de oficina con experiencia o con entuciasmo de aprender

ASISTENTE CONTABLE :

Registrar facturas de compras y ventas.

Ingresar asientos contables en el sistema.

Actualizar libros contables (mayor, diario, auxiliares).

Conciliaciones bancarias:

Comparar los saldos del banco con los registros contables.

Detectar y corregir discrepancias.

Elaboración de reportes financieros básicos:

Apoyar en la preparación de balances, estados de resultados y otros informes.

Armar reportes mensuales de ingresos y egresos.

Control y archivo de documentación:

Organizar y archivar facturas, recibos, comprobantes de pago, etc.

Garantizar que la documentación esté actualizada y lista para auditorías.

Gestión de cuentas por pagar y por cobrar:

Llevar seguimiento a pagos pendientes a proveedores.

Controlar los cobros a clientes y emitir recordatorios.

Apoyo en la elaboración de declaraciones fiscales:

Reunir y organizar la información necesaria para declaraciones de impuestos (IVA, ISR, etc.).

Apoyar en la revisión de retenciones y pagos provisionales.

Manejo de software contable:

Utilizar programas como Contpaqi, QuickBooks, SAP, o similares.

Generar reportes contables desde el sistema.

Revisión de nómina y prestaciones:

Colaborar en el cálculo de sueldos, prestaciones y deducciones.

Registrar gastos de personal en la contabilidad.

Control de caja chica:

Llevar el control de los fondos menores y sus comprobantes de gasto.

Apoyo en auditorías:

Reunir documentación solicitada por auditores internos o externos.

Asistir en la verificación de datos financieros.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO : Gestión de documentos:

Redacción y edición de informes, cartas, memorandos y otros documentos.

Archivo físico y digital de documentación.

Preparación de presentaciones o informes.

Atención telefónica y correspondencia:

Contestar llamadas telefónicas y canalizarlas a la persona adecuada.

Manejo del correo electrónico y correspondencia general.

Organización de agenda:

Coordinar reuniones, citas y eventos.

Preparar salas de reuniones y tomar actas si es necesario.

Atención al cliente o visitas:

Recibir y atender visitas.

Brindar información básica sobre la empresa o servicios.

Apoyo en la gestión administrativa:

Elaboración de facturas, órdenes de compra, reportes de gastos.

Control de suministros de oficina y realización de pedidos.

Coordinación con proveedores.

Uso de software de oficina:

Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

Utilización de sistemas administrativos o ERP (como SAP, Oracle, etc.).

Apoyo al personal directivo o de otros departamentos:

Preparación de informes para gerentes.

Seguimiento a tareas o proyectos administrativos.

Manejo de bases de datos:

Actualización y mantenimiento de bases de datos de clientes, proveedores o inventarios.

Cumplimiento de normas y políticas internas:

Asegurarse de que los procedimientos administrativos se alineen con la normativa de la empresa.

Otras tareas afines:

Realización de trámites bancarios o gubernamentales.

Apoyo en tareas contables básicas (registro de gastos, control de caja chica).
Funciones de una asistente personal:Gestión de agenda personal y profesional:

Coordinar reuniones, citas, viajes y eventos.

Recordar compromisos importantes y preparar el itinerario diario.

Organización de viajes y logística:

Reservar vuelos, hoteles, transporte y restaurantes.

Preparar documentación para viajes (pasaportes, visas, seguros).

Apoyo administrativo personalizado:

Redacción y gestión de correos, informes, y documentos confidenciales.

Organización de archivos personales y empresariales.

Manejo de la comunicación:

Filtrar llamadas, mensajes y visitas.

Actuar como enlace entre el empresario y otras personas (clientes, socios, empleados).

Supervisión de tareas personales:

Realizar compras personales o encargos.

Coordinar con personal doméstico o de seguridad.

Apoyo en proyectos empresariales:

Recolectar y organizar información para presentaciones o decisiones.

Coordinar con distintos departamentos o proveedores.

Confidencialidad y discreción:

Manejar información privada con absoluta reserva.

Ser persona de confianza para decisiones personales o familiares.

Gestión financiera básica:

Controlar pagos personales y corporativos (facturas, tarjetas, suscripciones).

Llevar seguimiento de presupuestos o gastos del empresario.

Coordinación de eventos:

Organizar eventos sociales o corporativos (cenas, reuniones exclusivas, celebraciones).

Supervisar detalles logísticos y de protocolo.

Resolución de problemas:

Actuar con iniciativa para resolver imprevistos.

Tomar decisiones rápidas que faciliten la vida diaria del empresario.Planificación de la producción:

Organizar y programar las actividades productivas según la demanda o cronograma establecido.

Asegurar el cumplimiento de metas diarias, semanales o mensuales.

Supervisión de procesos:

Vigilar que los procesos de producción se realicen según los estándares de calidad, seguridad y eficiencia.

Monitorear el rendimiento de las máquinas y del personal.

Gestión del personal operativo:

Coordinar turnos, asignar tareas y supervisar al equipo de trabajo.

Dar instrucciones técnicas y resolver conflictos o dudas del personal.

Control de calidad:

Verificar que los productos cumplan con las especificaciones técnicas y de calidad.

Identificar errores o defectos en el proceso y tomar medidas correctivas.

Manejo de materiales e insumos:

Asegurar que haya disponibilidad de materias primas.

Coordinar con almacén o compras para evitar interrupciones en la línea de producción.

Optimización de procesos:

Proponer mejoras en los métodos de trabajo para aumentar la productividad o reducir costos.

Implementar técnicas de producción más eficientes (como Lean Manufacturing, por ejemplo).