Practicante Pasante de Administración, Procesos y Gestión Pública Ad Honorem

1. Somos EGEP:
EGEP es una organización especializada en formación empresarial, gestión pública y servicios de acompañamiento a empresas interesadas en contratar con el Estado.

Buscamos incorporar estudiantes con interés en la administración, la organización de procesos, la gestión documentaria y el soporte operativo, que deseen desarrollar experiencia práctica participando en proyectos y actividades reales de la organización.

La persona seleccionada brindará apoyo administrativo y operativo a las áreas de Outsourcing, Gestión Pública, Gestión de Contrataciones con el Estado y Recursos Humanos, contribuyendo a mantener la información organizada, los documentos actualizados y las actividades debidamente registradas y coordinadas.

2. Principales funciones

- Organizar, clasificar y mantener actualizados los expedientes y archivos digitales de clientes.
- Apoyar en la recepción, revisión preliminar, clasificación y seguimiento de documentos relacionados con los servicios de Outsourcing.
- Registrar información en matrices de control, bases de datos, hojas de seguimiento y reportes operativos.
- Apoyar en el seguimiento de trámites documentarios, comunicaciones, solicitudes y gestiones ante entidades públicas, bajo supervisión.
- Verificar la integridad de los expedientes y alertar sobre documentos pendientes, observaciones o información faltante.
- Apoyar en la elaboración y organización de informes, comunicaciones, formatos, actas y documentos administrativos.
- Realizar seguimiento a actividades y compromisos operativos, registrando responsables, fechas y estados de avance.
- Colaborar en la actualización de procedimientos, instructivos, flujogramas y herramientas de control interno.
- Mantener actualizada la base de datos de postulantes, colaboradores y pasantes.
- Apoyar en la publicación y difusión de convocatorias, así como en el registro y clasificación de postulaciones.
- Coordinar, bajo supervisión, horarios de entrevistas, reuniones de inducción y actividades formativas.
- Realizar seguimiento a documentos pendientes de postulantes y colaboradores.
- Apoyar en la organización de expedientes, registros de asistencia, formatos de inducción y documentación administrativa.
- Actualizar matrices de seguimiento de procesos de selección, incorporación, capacitación y otras actividades de Recursos Humanos.
- Colaborar en la preparación de materiales, presentaciones, cronogramas y comunicaciones internas.
- Apoyar en la organización de actividades de integración, cultura organizacional y capacitación.
- Mantener ordenados los archivos digitales y las evidencias documentarias de las actividades realizadas.
- Identificar oportunidades de mejora en las actividades administrativas y operativas.
- Apoyar en la documentación y estandarización de procedimientos.
- Elaborar cuadros de seguimiento, reportes de pendientes e indicadores básicos de gestión.
- Proponer mejoras para reducir errores, retrasos y duplicidad de tareas.
- Utilizar herramientas digitales para organizar información y facilitar el seguimiento de actividades.
- Participar progresivamente en proyectos de mejora de procesos, de acuerdo con sus conocimientos y desempeño.

3. Perfil requerido
- Estudiante de los últimos ciclos o ciclos intermedios de las carreras de Administración, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ingeniería Empresarial, Gestión Pública, Gestión de Recursos Humanos o carreras afines.
Interés por la gestión administrativa, las operaciones, la organización documentaria y la mejora de procesos.

- Manejo básico o intermedio de Microsoft Excel o Google Sheets.
Conocimientos básicos de Microsoft Word, Google Docs, Google Drive y herramientas digitales de trabajo colaborativo.

- Capacidad para organizar información, seguir instrucciones y cumplir procedimientos.

- Buena redacción, atención al detalle y capacidad para realizar seguimiento a tareas.

- Responsabilidad, puntualidad, orden y disposición para aprender.
Capacidad para trabajar de manera remota, coordinar con diferentes equipos y comunicar oportunamente los avances o dificultades.

- Disposición para recibir retroalimentación, trabajar con indicadores y asumir progresivamente nuevas responsabilidades.

- No es indispensable contar con experiencia laboral previa. Se valorará principalmente la capacidad de aprendizaje, la responsabilidad y la disposición para desarrollar competencias prácticas.

4. Beneficios Corporativos
- Participación en proyectos y actividades reales de Administración, Outsourcing y Recursos Humanos.
- Aprendizaje práctico en gestión documentaria, seguimiento de procesos, organización operativa y herramientas de control.
- Acompañamiento y supervisión durante el desarrollo de las actividades formativas.
- Inducción institucional y orientación sobre los procedimientos internos.
Oportunidad de fortalecer competencias administrativas, organizativas y digitales.
- Crecimiento y línea de carrera dentro de la organización, sujeta a la evaluación del desempeño, la disponibilidad de vacantes y las condiciones correspondientes.
- Constancia o certificado de participación, según las condiciones y requisitos aplicables al programa.

5. Condiciones de la pasantía
- Modalidad: Remota.
- Horario de referencia: Lunes a viernes, de 9 am a 2 pm
- Método: Pasantía Ad honorem
- Supervisión: A cargo de los responsables designados por EGEP.
- Duración: Por definir y comunicar durante el proceso de selección, conforme a las condiciones del programa formativo.
- Las actividades se asignarán de acuerdo con los objetivos de aprendizaje, las capacidades del estudiante y las prioridades operativas