Secretaria Académica
Resumen del Puesto
Buscamos una Secretaria Académica para incorporarse a nuestro equipo educativo. Será responsable de gestionar y mantener actualizada la información y documentación académica de los estudiantes, brindar atención y orientación a padres de familia y alumnos, apoyar los procesos de matrícula y trámites académicos, y realizar el seguimiento de las obligaciones de pago de los estudiantes asignados.
Asimismo, tendrá a su cargo la validación y seguimiento de pagos de pensiones, contacto con padres de familia y gestión de cobranza, en coordinación con el área de Cobranzas, contribuyendo al adecuado funcionamiento administrativo y académico de la sede.
Responsabilidades
- Gestionar y mantener actualizada la documentación e información académica de los estudiantes.
- Brindar atención y orientación a padres de familia y alumnos.
- Apoyar los procesos de matrícula, traslados, constancias, certificados y otros trámites académicos.
- Registrar, actualizar y validar información en los sistemas y bases correspondientes.
- Apoyar la gestión y actualización de información en SIAGIE, según las responsabilidades asignadas.
- Organizar y custodiar archivos, expedientes y documentación académica.
- Elaborar reportes y documentación solicitada por Dirección y las áreas correspondientes.
- Coordinar con Dirección, docentes y áreas administrativas el seguimiento de solicitudes e incidencias.
- Realizar seguimiento a trámites pendientes y asegurar su atención dentro de los plazos establecidos.
- Realizar el seguimiento y gestión de cobranza de pensiones de los estudiantes asignados, contactando a los padres de familia y dando seguimiento a los compromisos de pago.
- Registrar y reportar las gestiones e incidencias de cobranza, coordinando con el área responsable los casos que requieran atención adicional.
- Cumplir los procedimientos, formatos y controles definidos por Juventud Científica.
Requisitos
- Formación: Estudios técnicos o universitarios en Administración, Secretariado, Educación, Computación, Gestión Administrativa o carreras afines.
- Experiencia: mínimo 1 año en funciones administrativas, atención al cliente o similares, preferentemente en colegios, institutos, academias u otras instituciones educativas
- Conocimientos: Microsoft Excel y Word a nivel intermedio; gestión documental; correo y herramientas digitales; y SIAGIE deseable.
- Organización, responsabilidad y excelente trato al público.
- Buen nivel de comunicación y excelente trato con padres de familia y alumnos.
- Capacidad de seguimiento y orientación al cumplimiento de objetivos.
- Capacidad para manejar información confidencial.
- Disposición para realizar seguimiento telefónico y gestión de cobranza a padres de familia.
