Secretaria Bilingue

? Brindar el soporte administrativo a los abogados y apoyar en el desarrollo de las diversas actividades relacionadas con los clientes.
- Asegurar los requerimientos de viáticos y condiciones necesarias para los abogados en caso de viajes de trabajo e incluye la logística general.
- Gestionar la rendición de gastos y viáticos del abogado y del personal externo o contratado.
- Tramitar los seguros de viaje según el requerimiento del abogado.
- Asegurar la creación de nuevos clientes y asuntos.
- Gestionar el formato respectivo y cumplir con el flujo regular establecido por el área de Operaciones.
- Solicitar al abogado el sustento de la propuesta de honorarios en el caso de la creación de asuntos/sub-asuntos.
- Contribuír al flujo y seguimiento de las facturas de los servicios solicitados a nuestros proveedores.
- Solicitar el visto bueno del abogado y socio responsable del cliente y enviar al área correspondiente.
- Contribuír al flujo de facturación para los clientes.
- Asegurar la entrega del folder rojo a los socios correspondientes.
- Realizar las correcciones y cambios que se registren en el folder rojo en el sistema Time Manager.
- Enviar al área de operaciones el folder rojo cumpliendo con los tiempos establecidos.
- Gestión de los reclamos del seguro médico de los abogados.
- Facilitar formularios de reclamación del seguro. Solicitar e ingresar al sistema el formulario firmado y sellado por el médico tratante.
- Verificar las características de los comprobantes de pago y escanearlos junto con el formulario de reclamación correspondiente.
- Generar los reclamos en el portal de administración de reclamos de TAS, adjuntar el formulario y los comprobantes de pago correspondientes.
- Hacer seguimiento a cada caso (reclamo) de los abogados a cargo verificando el reembolso correspondiente dentro del plazo pertinente.
- Brindar soporte al abogado en caso de cualquier emergencia médica, gestionar las cartas de garantía para procedimientos o exámenes especiales.
- Asegurar que las agendas y reuniones de los abogados a cargo se cumplan sin contratiempos.
- Efectuar las coordinaciones necesarias para garantizar el espacio, las herramientas y servicios necesarios para el desarrollo del evento.
- Apoyar al abogado en la planificación de citas y organizar su calendario de actividades.
- Asegurar la correcta gestión de la documentación.
- Gestionar la creación de files, expedientes, etc. Trasferir en el sistema a la persona encargada del caso.
- Asegurar que la documentación y correspondencia recibida en Mesa de Partes para los abogados sean entregadas oportunamente.
- Resguardar los poderes y testimonios otorgados a los abogados y mantener inventario de las copias certificadas de los mismos.
- Gestionar documentación: elaboración y edición de documentos, armado de files, archivo de documentos, fotocopiado y digitalización documentaria, etc
- Coordinar el envío oportuno de correspondencia y/o documentación a los clientes externos, internos u organismos reguladores.
- Asegurar la comunicación oportuna y apropiada de los abogados con los clientes externos e internos.
- Mantener actualizada la información de los contactos y clientes de los abogados tanto en sus bases internas como en el sistema de contactos del estudio.
- Efectuar llamadas y realizar conferencias telefónicas nacionales e internacionales.
- Actualizar los contactos frecuentes de los abogados a cargo.
- Planificar y asegurar la realización de las audio-conferencias con clientes.
- Brindar soporte para la presentación de medios probatorios en audiencias y diligencias.
- Apoyar en la recopilación de los medios probatorios (impresiones, anillados, grabación de CDs y audios, fotocopiado).
- Apoyar en el armado de demandas y contestaciones o trámites administrativos
- Coordinar con las áreas de soporte que los abogados cuenten con las herramientas y condiciones de trabajo necesarias.
- Mantener el inventario adecuado de útiles y artículos de oficina.
- Verificar el funcionamiento de las herramientas de trabajo de los abogados y de las facilidades de la oficina.
- Apoyar en la gestión de trámites y diversas actividades administrativas.
- Coordinar la inscripción de los abogados en eventos académicos o con clientes, así como la logística de los mismos.
- Gestionar y hacer seguimiento de los trámites documentarios de los abogados.
- Coordinar con las notarías las legalizaciones de poderes, tomas de firma y diversos trámites notariales de inciio a fin.
- Redactar textos, comunicaciones, correos, informes y elaborar cuadros y presentaciones y gestionar sus respactivo anexos.
- Apoyar con la traducción de textos y documentos.
- Brindar soporte a los abogados y asistentes de archivo que lo solicitan a través del buzón secretarial.
- Otras funciones relacionadas a su puesto, encomendadas por el jefe directo.