Coordinador/a Administrativo

Casona Flores del Campo es la casona más antigua de Arequipa, construida en el siglo XVI y ubicada en el Portal de Flores, en plena Plaza de Armas. Desde hace 26 años funciona como centro comercial turístico, integrando cultura, tradición, comercio, gastronomía y eventos.

Actualmente, alberga restaurantes, tiendas de artesanías, espacios comerciales y salones para bodas, eventos corporativos, conferencias, recepciones y celebraciones de alto nivel.

Nos encontramos en una etapa de expansión y fortalecimiento de nuestra oferta, por lo que buscamos incorporar a una persona con mentalidad de crecimiento, autonomía y capacidad para asumir varios frentes de gestión.

Objetivo del puesto:

Coordinar y ordenar la gestión administrativa, financiera-operativa y logística diaria de la casona, funcionando como soporte directo y mano derecha de la Dirección.

No buscamos un asistente administrativo tradicional. Buscamos una persona con criterio, liderazgo operativo, capacidad de seguimiento y autonomía para resolver problemas sin esperar instrucciones en cada detalle.

Perfil requerido

- Formación técnica o universitaria en Administración, Contabilidad, Hotelería, Turismo, Ingeniería Industrial, Gestión Empresarial o carreras afines.
- Experiencia mínima de 3 años en administración, operaciones, eventos, hoteles, restaurantes, centros comerciales, gestión de propiedades o negocios con múltiples frentes operativos.
- Manejo intermedio de Excel y Google Sheets.
- Experiencia en control de caja, gastos, pagos, cobranzas, cronogramas, inventarios y reportes.
- Capacidad para coordinar proveedores, locatarios, personal operativo y equipo comercial.
- Perfil organizado, analítico, proactivo, responsable y con sentido de urgencia.
- Buen criterio para priorizar, anticiparse a problemas, hacer seguimiento y cerrar pendientes.
- Comunicación clara, firme y profesional.
- Disponibilidad para trabajo presencial y flexibilidad ocasional por eventos, mantenimiento, entregas o cierres operativos.

Funciones principales
1. Administración y control financiero

- Supervisar el registro y orden de facturas, boletas, comprobantes, pagos, cobranzas y archivos físicos y digitales.
- Llevar el control de ingresos, egresos, caja chica, pagos pendientes y compromisos de caja.
- Preparar reportes semanales para Dirección sobre flujo de caja, gastos, pagos por vencer, cobranzas y alertas.
- Coordinar con la contadora externa el envío oportuno de documentos y la regularización de información.
- Apoyar en presupuestos, control de costos y cuadros comparativos de proveedores.

2. Operaciones, mantenimiento y obra

- Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de patios, salones, baños, almacenes y áreas comunes.
- Dar seguimiento a obras, reparaciones, compras de materiales, recepción de insumos, avances, pagos y responsables.
- Supervisar el orden, seguridad y limpieza de las áreas operativas.
- Coordinar al personal de limpieza, mantenimiento, seguridad y apoyo logístico.
- Mantener un tablero actualizado de pendientes con responsables, fechas, prioridades y estado de avance.

3. Coordinación de eventos

- Coordinar con el equipo comercial la ejecución operativa de eventos sociales y corporativos.
- Verificar salones, patios, mobiliario, equipos, inventario y stock antes de cada evento.
- Coordinar montajes, desmontajes, entregas, compras menores y proveedores externos.
- Asegurar que los requerimientos operativos se ejecuten dentro de los tiempos acordados.
- Registrar incidencias posteriores a los eventos y proponer mejoras.

4. Comunicación y seguimiento

- Ser el nexo entre Dirección, contabilidad, equipo comercial, proveedores, locatarios y personal operativo.
- Atender y canalizar requerimientos con trato profesional y capacidad resolutiva.
- Redactar comunicaciones internas, cronogramas, recordatorios y reportes.
- Dar seguimiento a los compromisos hasta su cierre, no solo comunicar los pendientes.
- Proponer mejoras para reducir errores, retrasos y dependencia directa de la Dirección.

Indicadores de desempeño

- Reportes semanales completos y entregados a tiempo.
- Pagos, cobranzas y documentos administrativos correctamente ordenados.
- Pendientes operativos visibles, priorizados y con seguimiento real.
- Eventos coordinados con checklist previo y posterior.
- Mejor comunicación entre las distintas áreas.
- Reducción de problemas repetitivos por falta de control o coordinación.

Competencias clave

- Liderazgo operativo.
- Orden y seguimiento constante.
- Capacidad de resolución y priorización.
- Comunicación firme y respetuosa.
- Mentalidad de mejora continua.
- Alto nivel de responsabilidad y ownership.
- Capacidad para trabajar bajo presión.

Horario y condiciones

- Lunes a viernes: 9:30 a. m. a 1:30 p. m. y de 2:30 a 6:30 pm
- Sábados: 9:30 a. m. a 1:30 p. m.
- Flexibilidad ocasional para eventos, montajes, desmontajes, entregas de proveedores, mantenimiento urgente o cierre de caja.
- Las horas adicionales serán compensadas con descanso o pago extra.
- Pagos adicionales por apoyo en eventos fuera de horario o carga excepcional.

Buscamos una persona con iniciativa, criterio y capacidad para liderar la operación diaria. Valoramos especialmente a quienes hayan trabajado en hoteles, restaurantes, eventos, centros comerciales, inmobiliarias, administración de propiedades o empresas con múltiples proveedores y áreas operativas.