Objetivo del puesto
Gestionar, organizar, clasificar, digitalizar y mantener actualizado el archivo documentario de los proyectos y empresas del grupo, asegurando que la información física y digital se encuentre correctamente ordenada, completa, identificada y disponible cuando sea requerida.
Funciones principales:
? Organizar y archivar documentación de los diferentes proyectos inmobiliarios.
? Clasificar documentos por empresa, proyecto, inmueble, cliente, año y tipo de trámite.
? Administrar el archivo físico y digital de contratos, minutas, escrituras, partidas registrales, licencias, planos, documentos municipales y documentación de clientes.
? Digitalizar documentos y verificar que los archivos estén completos y correctamente escaneados.
? Crear y mantener una estructura ordenada de carpetas digitales.
? Revisar que la documentación de cada proyecto se encuentre completa y comunicar los documentos faltantes.
? Organizar documentación correspondiente a la venta y entrega de departamentos, estacionamientos y depósitos.
? Archivar contratos de compraventa, separaciones, adendas, actas de entrega y demás documentos relacionados con clientes.
? Llevar un control de documentos pendientes de firma, legalización, presentación o subsanación. ? Atender solicitudes internas de búsqueda y entrega de documentación.
? Coordinar con las diferentes áreas para obtener documentos pendientes de archivo.
? Mantener un control de versiones de documentos para evitar duplicidades o pérdida de información.
? Apoyar en la migración de archivos físicos antiguos a un sistema digital.
? Realizar revisiones periódicas para verificar que los archivos digitales se encuentren correctamente almacenados y respaldados.
? Mantener estricta confidencialidad sobre la información de clientes, empresas, proyectos y documentación legal.
Requisitos
? Estudios técnicos o universitarios en Administración, Gestión Documentaria, Archivística o carreras afines.
? Experiencia mínima de 1 año en archivo, gestión documentaria o funciones administrativas.
? Deseable experiencia en inmobiliarias, constructoras, estudios de abogados, notarías o empresas vinculadas al sector inmobiliario.
? Manejo de Office
? Capacidad para trabajar con grandes volúmenes de documentación. Competencias
? Alto nivel de organización y orden.
? Atención al detalle.
? Capacidad de seguimiento.
? Responsabilidad y criterio.
? Proactividad.
? Discreción y confidencialidad.
? Capacidad para identificar documentos faltantes.
? Capacidad para mantener una estructura documental ordenada y uniforme.
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